huongnguyen
Trong chương trình học tiếng Anh cấp hai, hẳn chúng ta đã không còn xa lạ với những bài tập viết email bằng tiếng Anh. Tuy nhiên, viết như thế nào để vừa nhắn nhủ được lời của mình tới người nhận mà vừa có thể viết đúng và viết hay, lại là một khó khăn không nhỏ. Vì vậy, IELTS Cấp tốc sẽ cung cấp cho bạn cách viết email bằng tiếng Anh lớp 6 với những kiến thức cơ bản nhất trong bài viết này.
Nội dung chính
Cách viết email bằng tiếng Anh lớp 6
Phần mở đầu – Greeting
Lời chào mở đầu luôn không thể thiếu trong cấu trúc viết email tiếng Anh. Thông thường, một email sẽ bắt đầu bằng cấu trúc: Dear + danh xưng người nhận.
- Nếu bạn đã biết tên người nhận:
Cấu trúc: Dear + title (danh xưng) + surname (họ),
Ví dụ: Dear Mr Miller, dear Mrs Taylor, dear Ms Nguyen.
- Nếu là mối quan hệ gần gũi, bạn dùng first name (tên)
Cấu trúc: Dear Jessica, Hi Emma.
- Trong trường hợp là người bạn chưa biết thông tin người nhận, cần đảm bảo tính trang trọng
Cấu trúc: Dear Sir/Madam (Kính gửi Ông/bà)
*Lưu ý:
- Nếu người nhận email là người nước ngoài, dùng Last name (họ) để gửi lời chào hỏi. Ví dụ, nếu đối phương là nam, có tên là Justin Bieber. Ta có thể dùng Dear Mr Justin.
- Ngược lại, nếu người nhận email là người Việt Nam, ta có thể chào bằng tên riêng hoặc cả họ tên đầy đủ.
Phần hỏi thăm – Opening comment
Đây là phần thể hiện sự quan tâm của người viết dành cho người nhận. Phần này sẽ là cách giúp bạn bắt đầu một cuộc trò chuyện bằng email và làm cho người nhận cảm thấy chào đón. Tùy thuộc vào đối tượng nhận email mà câu opening comment sẽ khác nhau:
- Hỏi thăm sức khỏe (theo kiểu thân mật)
How are you/ How are you doing/ How are things/ How’s it going/ (Bạn khỏe không?/Bạn dạo này thế nào?)
- Hỏi thăm theo kiểu trang trọng, lịch sự
| I hope you are doing well | Hy vọng bạn vẫn khỏe |
I hope everything is going smoothly for you. | Tôi hy vọng rằng mọi thứ đang diễn ra thuận lợi với bạn |
| I trust you are having a great week. | Tôi tin rằng bạn đang có một tuần tuyệt vời |
- Đối với thư hồi đáp, cần bắt đầu bằng thank you
- Thank you for your prompt reply (Cảm ơn bạn vì đã hồi đáp)
- Thank you for attending the meeting earlier today. (Cảm ơn bạn vì đã tham dự cuộc họp sớm vào hôm nay.)
- Thank you for your support and collaboration on the project. (Cảm ơn vì sự hỗ trợ và cộng tác của bạn trong dự án.)
Lý do viết email – Introduction
Kết thúc phần hỏi thăm, bạn nên đi thẳng vào lý do viết email, tránh việc lòng vòng.
Cấu trúc phổ biến: I am writing to + lý do cụ thể
- Dưới đây là một số ví dụ về “I am writing to”:
| I am writing to confirm the details of our upcoming meeting. | Tôi viết email để xác nhận thông tin chi tiết về cuộc họp sắp tới |
| I am writing to ask for the information about the English courses. | Tôi viết email này để yêu cầu được cung cấp thông tin về khóa học tiếng Anh. |
| I am writing to ask for help with my math homework. | Tôi viết email để xin giúp đỡ về bài tập toán. |
| I am writing to remind you about the upcoming field trip. | Tôi viết email để nhắc bạn về chuyến tham quan sắp tới |
- Một số câu lý do khác mà bạn có thể tham khảo
| I am asking for your advice on choosing extracurricular activities. | Tôi đang muốn hỏi lời khuyên của bạn về việc chọn hoạt động ngoại khóa. |
| I am sharing a fun learning game with you that we can play together. | Tôi đang chia sẻ một trò chơi học tập thú vị với bạn mà chúng ta có thể chơi cùng nhau. |
| I am sending you the notes from yesterday’s class. | Tôi gửi cho bạn bản ghi chú từ buổi học ngày hôm qua. |
| I wanted to share my science project idea with you. | Tôi muốn chia sẻ ý tưởng dự án môn khoa học của mình với bạn. |
| I am writing with reference to | Tôi viết thư để tham khảo… |
| I am contacting you for the following reason | Tôi viết thư này vì lý do dưới đây. |
Nội dung chính – main point
Đây là phần bạn trình bày về nội dung chính mà bạn muốn trao đổi với người nhân. Lưu ý rằng, trong email tiếng Anh, bạn nên sử dụng câu từ ngắn gọn, tránh dài dòng.
Đây là phần bạn sẽ trình bày chi tiết nội dung cần trao đổi. Lưu ý, trong quá trình viết email tiếng Anh, bạn nên sử dụng câu từ ngắn gọn, rõ ý.
IELTS Cấp tốc đề xuất cho bạn một số cụm từ thông dụng trong email tiếng Anh:
- Để đề cập đến vấn đề trước đó
| Regarding/ With regard to | Liên quan đến/ Về vấn đề |
| The purpose of this email is to | Mục đích của email này là… |
| As you mentioned in the previous email | Như bạn đã đề cập trong email trước |
| As you told me | Như bạn đã nói với tôi |
| Further to our conversation | Theo như chúng ta đã trao đổi |
- Để đưa ra yêu cầu
| I would like to request | Tôi muốn yêu cầu |
| I am writing to ask for | Tôi viết email để yêu cầu |
| Would it be possible to | Có thể làm gì đó |
| I was wondering if you could | Tôi muốn hỏi liệu bạn có thể |
| I would be grateful if | Tôi sẽ biết ơn nếu |
- Để thông báo tin tốt
| I am delighted to inform you that | Tôi vui mừng thông báo rằng |
| I am excited to share that | Tôi háo hức chia sẻ rằng |
| I am pleased to let you know that | Tôi hân hạnh thông báo rằng |
| I am happy to inform you that | Tôi hạnh phúc thông báo rằng |
| We have some exciting news to share with you | Chúng tôi có một số tin tốt để chia sẻ với bạn |
- Để thông báo tin xấu
| I regret to inform you that | Tôi tiếc khi báo tin cho bạn rằng |
| Unfortunately, I must inform you that | Thật không may, tôi phải thông báo cho bạn biết rằng |
| I am sorry to let you know that | Tôi xin lỗi khi phải thông báo rằng |
| I must inform you that | Tôi phải thông báo cho bạn rằng |
| After careful consideration we have decided | Sau khi cân nhắc kỹ lưỡng, chúng tôi quyết định … |
- Để phàn nàn
| I am writing to express my dissatisfaction with | Tôi viết email để bày tỏ sự không hài lòng với |
| I am disappointed with | Tôi thất vọng về |
| I am writing to complain about | Tôi viết email để phàn nàn về |
| I am not satisfied with | Tôi không hài lòng với |
- Để xin lỗi
| I would like to apologize for (the mistake/error) | Tôi xin lỗi vì |
| I want to express my sincere apologies for | Tôi muốn bày tỏ lời xin lỗi chân thành về |
| I am writing to apologize for | Tôi viết email này để xin lỗi về |
| I sincerely apologize for | Tôi thành thật xin lỗi về |
- Để đặt/hủy đơn hàng
| I am writing to place an order for | Tôi viết email để đặt hàng cho |
| I would like to purchase … and request for an invoice | Tôi muốn mua (sản phẩm/dịch vụ) và yêu cầu được xuất hóa đơn |
| I am interested in purchasing … and would like to know the payment options: | Tôi quan tâm đến việc mua … và muốn biết về các phương thức thanh toán: |
| Could you please confirm my order for … and the total amount payable? | Bạn có thể xác nhận đơn hàng của tôi cho … và số tiền phải thanh toán không? |
| I am writing to cancel my order for | Tôi viết email để hủy đơn hàng cho |
| Due to unforeseen circumstances, I need to cancel my order for … | Do tình huống không lường trước, tôi cần hủy đơn hàng cho |
| I would like to cancel my order and request a refund for | Tôi muốn hủy đơn hàng và yêu cầu hoàn tiền cho |
Kết thúc email – concluding sentence
Ở phần kết thúc email, bạn cần dùng những câu nhằm thúc đẩy sự hành động của người nhận, hoặc tùy vào tình huống để thể hiện suy nghĩ, mong muốn của bản thân.
Dưới đây là một số mẫu câu kết thúc email thông dụng:
| I look forward to hearing from you soon. | Tôi mong sớm nhận được tin từ bạn. |
| Looking forward to our meeting next week. | Mong chờ cuộc gặp của chúng ta vào tuần tới. |
| Thank you once again for your assistance. | Một lần nữa cảm ơn bạn vì sự hỗ trợ. |
| If you have any further questions, feel free to ask. | Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào khác, hãy thoải mái hỏi. |
| Please do not hesitate to contact me if you need further assistance. | Xin đừng ngần ngại liên hệ với tôi nếu bạn cần thêm sự hỗ trợ. |
Ký tên – Signing off
Khi kết email tiếng Anh với nghĩa trân trọng, bạn có thể sử dụng những cụm từ sau:
- Best regards
- Yours sincerely
- Respectfully
- Kind regards
Đối với trường hợp là thư thân mật, bạn có thể dùng những cụm từ sau:
- Love/Regards: thân ái
- XOXO: ôm và hôn
- Yours truly: thân yêu
- Take care: hãy bảo trọng
Xem thêm:
Một số từ viết tắt thông dụng trong email
| Từ | Nghĩa |
| ASAP (As Soon As Possible) | Càng sớm càng tốt |
| Cc (carbon copy) | Được dùng khi muốn gửi cùng 1 email cho nhiều người và người nhận sẽ nhìn thấy danh sách những người được gửi. |
| FYI (for your information) | Về thông tin của bạn |
| PS (postscript) | Tái bút (Dùng khi bạn muốn viết sau khi đã hoàn tất bức thư và đã ký tên, thường được dùng với thư viết tay) |
| TIA (Thanks in advance) | Cảm ơn trước |
| BCC (Blind Carbon Copy) | Gửi cùng 1 email cho nhiều người nhưng người nhận sẽ không xem được danh sách những người được gửi. |
| IM (Instant Message) | Tin nhắn tức thì |
Bài mẫu về cách viết email bằng tiếng Anh lớp 6
Bài mẫu về lời mời
Dear Mr. A,
I hope everything is going smoothly for you. We are excited to extend an invitation to you for our upcoming Beach Cleanup Event.
As part of our commitment to environmental conservation and community engagement, we have organized a beach cleanup at South Beach on the 12 September 2023. The aim of this event is to come together as a community and contribute to keeping our coastline clean and beautiful.
We believe that your participation would greatly enhance the success of this event. The more hands we have, the bigger impact we can make in preserving the natural beauty of our beach.
Please bring comfortable clothing, sunscreen, and a reusable water bottle. We will provide gloves and garbage bags for the cleanup. After the cleanup, we will have a small get-together to celebrate our collective effort.
Your presence would mean a lot to us and to the environment. Kindly let us know if you will be able to join us so we can make necessary arrangements.
We look forward to seeing you at the Beach Cleanup Event!
Best regards,
Event Organizer
Dịch nghĩa
Kính gửi ngài A,
Tôi hy vọng mọi thứ đang diễn ra thuận lợi với ông. Chúng tôi rất vui mừng mời ông tham gia Sự kiện Dọn dẹp Bãi biển sắp tới của chúng tôi.
Nhằm thể hiện cam kết bảo vệ môi trường và tham gia cộng đồng, chúng tôi đã tổ chức một buổi dọn dẹp bãi biển tại bãi biển South vào ngày 12 tháng 9 năm 2023. Mục tiêu của sự kiện này là đoàn kết cùng nhau trong cộng đồng và đóng góp vào việc giữ cho bờ biển của chúng ta sạch sẽ và đẹp đẽ.
Chúng tôi tin rằng sự tham gia của ông sẽ góp phần làm cho sự kiện này thành công hơn. Càng nhiều cánh tay chung sức, ta càng tạo nên ảnh hưởng lớn hơn trong việc bảo vệ vẻ đẹp tự nhiên của bãi biển.
Xin vui lòng mang quần áo thoải mái, kem chống nắng và bình nước tái sử dụng. Chúng tôi sẽ cung cấp găng tay và túi rác cho việc dọn dẹp. Sau buổi dọn dẹp, chúng ta sẽ có một buổi gặp gỡ nhỏ để chúc mừng sự cống hiến của tất cả mọi người.
Sự hiện diện của ông sẽ có ý nghĩa lớn đối với chúng tôi và môi trường. Hãy cho chúng tôi biết nếu ông sẽ có thể tham gia để chúng tôi có thể sắp xếp thích hợp.
Chúng tôi rất mong gặp ông tại Sự kiện Dọn dẹp Bãi biển!
Trân trọng,
Nhân viên tổ chức sự kiện.
Xem thêm:
Cách Viết đoạn Văn Viết Về Kì Nghỉ Hè
Bài mẫu về phàn nàn
Dear restaurant manager B,
I hope you are having a great week. I am writing to express my dissatisfaction with the experience I had at your restaurant yesterday.
I visited your establishment with high expectations, as I have heard great reviews about the food and service. However, my visit did not live up to those expectations.
Firstly, the service was incredibly slow, and it took an unusually long time for the server to take our order and bring our food. Additionally, when the food finally arrived, it was not prepared as per our specifications, and some dishes were cold.
Furthermore, the overall ambiance was less than desirable. The noise level was quite high, making it difficult to have a pleasant conversation with my companions.
I understand that busy periods can put strain on a restaurant’s operations, but I was disappointed with the lack of attentiveness and quality during my visit.
I hope that you will take this feedback constructively and make improvements to enhance the overall dining experience for your customers.
I believe that addressing these concerns promptly will lead to better customer satisfaction and positive word-of-mouth for your restaurant.
Thank you for your attention to my feedback. I hope to see improvements in the future.
Sincerely,
A
Dịch nghĩa
Kính gửi Quản lý nhà hàng B
Tôi mong rằng bạn đang có một tuần tốt đẹp. Tôi viết email này để thể hiện sự không hài lòng của mình về trải nghiệm tại nhà hàng của bạn vào ngày hôm qua.
Tôi đã ghé thăm nhà hàng của bạn với niềm kỳ vọng cao, bởi tôi đã nghe những đánh giá tốt về món ăn và dịch vụ của bạn. Tuy nhiên, buổi ghé thăm của tôi không đáp ứng được những kỳ vọng đó.
Đầu tiên, dịch vụ ở đây cực kỳ chậm, và đã mất thời gian rất lâu để nhân viên lấy đơn và mang đồ ăn đến cho chúng tôi. Hơn nữa, khi thức ăn đến, nó không được chuẩn bị theo yêu cầu của chúng tôi, và một số món ăn còn lạnh.
Hơn nữa, không gian tổng thể không thoải mái. Tiếng ồn khá lớn, gây khó khăn trong việc trò chuyện vui vẻ cùng bạn bè.
Tôi hiểu rằng thời gian cao điểm có thể gây khó khăn trong hoạt động của nhà hàng, nhưng tôi thực sự thất vọng với sự thiếu tập trung và chất lượng trong lần này.
Tôi hy vọng bạn sẽ tiếp nhận phản hồi này một cách xây dựng và cải thiện để nâng cao trải nghiệm ăn uống cho khách hàng của bạn.
Tôi tin rằng giải quyết các vấn đề này kịp thời sẽ tạo ra sự hài lòng của khách hàng và lan tỏa đi nhiều tin tích cực về nhà hàng của bạn.
Cảm ơn bạn đã lắng nghe phản hồi của tôi. Tôi hy vọng sẽ có cải tiến trong tương lai.
Trân trọng,
B
Một số lưu ý quan trọng khi viết email bằng tiếng Anh
Trong quá trình luyện tập viết email tiếng Anh, có một số lưu ý quan trọng mà bạn cần nắm như sau:
- Chọn tiêu đề thích hợp: Tiêu đề nên ngắn gọn và phản ánh nội dung chính của email.
- Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng và đơn giản: Tránh sử dụng ngôn ngữ phức tạp hoặc từ vựng quá phức tạp. Hãy sử dụng câu ngắn gọn và trực tiếp để truyền đạt ý kiến một cách rõ ràng.
- Chú ý về đính kèm: Khi gửi email với tệp đính kèm, hãy kiểm tra kỹ xem tệp có đính kèm đúng không.
- Đọc lại và sửa lỗi: Trước khi gửi email, hãy đọc lại một lần để sửa các lỗi chính tả hoặc ngữ pháp. Sử dụng các công cụ kiểm tra lỗi nếu cần thiết.
- Khi viết email trong trường hợp cần trang trọng, tránh viết tắt.
Hy vọng rằng, với những kiến thức mà IELTS Cấp tốc đã cung cấp cho bạn trong bài viết này, có thể giúp bạn nắm được cách viết email bằng tiếng Anh lớp 6 dễ dàng. Hãy luôn theo dõi chúng mình để cập nhật những bài viết mới bạn nhé!